С чего начинать использование технологий для мероприятий?



Организация мероприятий - это сложный механизм, где за кулисами разворачивается настоящая битва с десятками задач одновременно: от работы со списками и логистики до коммуникации с гостями и партнёрами. Организаторы, как настоящие многорукие многоноги, стремятся не просто провести событие, а создать уникальный опыт. Однако рутинные процессы, такие как ручная регистрация, хаос в общении с участниками и сбор обратной связи «на коленке», отнимают драгоценное время и силы, которые можно было бы направить на творчество и стратегию.

Современные технологии призваны решить эти проблемы, превращая сложные задачи в простые действия и освобождая команду для более важных задач. Но рынок event-tech решений огромен, и главный вопрос, который встает перед организатором - с чего начать? Какой первый шаг принесет максимальную пользу и не добавит новых проблем?

Шаг 1: Начните со входа - это «лицо» вашего мероприятия

Первое впечатление нельзя произвести дважды. Длинные очереди на входе, путаница со списками и задержки с выдачей бейджей могут создать негативный настрой у гостей с самого начала. Именно поэтому входная зона - идеальная отправная точка для внедрения технологий. Автоматизация этого этапа решает сразу несколько ключевых «болей» организаторов:

Скорость и отсутствие очередей: Современные системы чекина позволяют зарегистрировать гостя менее чем за 10 секунд. Участники проходят по QR-коду из приглашения или быстро находятся в базе по имени, что сокращает время регистрации в 4 раза по сравнению с ручным процессом.

Гибкость на месте: Что делать с гостем, которого нет в списках? Технологии позволяют мгновенно добавить нового участника или внести корректировки в данные уже зарегистрированного гостя прямо на месте.

Профессиональная печать бейджей: Вместо того чтобы заранее готовить сотни бейджей, рискуя ошибиться, можно печатать их моментально на входе. Контакт с гостем занимает не более 15 секунд, и он получает персональный брендированный бейдж.

Снижение нагрузки на персонал: Автоматизация освобождает команду от ручной работы со списками и позволяет сосредоточиться на качественном приеме гостей. Для работы системы чекина достаточно мобильного приложения, которое устанавливается на любой смартфон.

Решив задачу быстрого и комфортного входа, вы не только повышаете лояльность гостей, но и получаете доступ к статистике прибытия в режиме реального времени, что помогает лучше управлять ходом события.

Шаг 2: Обеспечьте навигацию и коммуникацию через мобильное приложение

Итак, гости внутри. Следующий вызов - как поддерживать с ними связь, информировать об изменениях в расписании и помогать ориентироваться на площадке? Объявления со сцены легко пропустить, а чаты в мессенджерах требуют от гостей дополнительных действий и не гарантируют доставку информации.

Здесь на помощь приходит брендированное мобильное приложение мероприятия - единый информационный центр в кармане у каждого участника.

Централизованная информация: Программа, спикеры, интерактивная карта, FAQ и важные документы — всё собрано в одном месте и обновляется мгновенно для всех пользователей.

Оперативные уведомления: Push-уведомления — это самый надёжный способ сообщить о начале важной сессии, изменении в программе или анонсировать активность. Они приходят прямо на экран смартфона, и их сложно проигнорировать.

Персональный планировщик: Участники могут составить собственное расписание, добавляя в избранное интересные доклады и сессии, и получать напоминания о их начале.

Важно, что Edenkit позволяют создавать такие приложения мгновенно на базе вашего контента, без необходимости разработки и публикации в App Store или Google Play. При этом приложение полностью оформляется в вашем фирменном стиле, поддерживая бренд организатора.

Шаг 3: Превратите пассивных зрителей в активных участников

Когда решены базовые организационные задачи, можно переходить к главному - вовлечению. Технологии позволяют превратить одностороннюю коммуникацию в живой диалог и здоровую конкуренцию.

Интерактив с контентом: Дайте гостям возможность задавать вопросы спикерам через приложение, участвовать в опросах и голосованиях с выводом результатов на экран в реальном времени. Это повышает качество дискуссий и даёт ценную обратную связь.

Геймификация: Внедрите систему начисления баллов за участие в активностях, посещение стендов или нетворкинг. Участники могут соревноваться в реальном времени, отслеживая свои позиции в таблице лидеров, и обменивать накопленные баллы на призы в бонусных магазинах.

Нетворкинг: Социальная сеть мероприятия внутри приложения позволяет участникам знакомиться, обмениваться контактами и делиться впечатлениями в единой ленте, что усиливает бизнес-ценность события.

Шаг 4: Анализируйте результаты и принимайте решения на основе данных

Технологии не только помогают провести мероприятие, но и предоставляют бесценные данные для анализа его эффективности. Центр управления событием позволяет в реальном времени отслеживать ключевые метрики:

Популярность активностей: Узнайте, какие сессии и доклады были самыми посещаемыми, а какие зоны — наиболее популярными.

Вовлеченность аудитории: Анализируйте статистику участия в опросах, количество заданных вопросов и активность в геймификации.

Структурированная обратная связь: Собирайте оценки и отзывы по каждой сессии, чтобы понять, что «зашло» гостям, а что требует улучшения.

Эти данные помогут не только оперативно реагировать на ситуацию в ходе мероприятия, но и принимать обоснованные решения при планировании будущих событий.

Вместо выводов

Начать внедрение технологий проще, чем кажется. Поэтапный подход, начиная с критически важной входной зоны и постепенно расширяя функционал, позволяет плавно и безболезненно перейти на новый уровень организации мероприятий. Технологии должны быть не громоздкой и сложной системой, а простым, надежным и незаметным помощником , который работает «под капотом», ставя на первое место бренд вашего клиента.

Помните нашу миссию: «Вы создаёте события, мы управляем процессами». Освободите себя от рутины, чтобы сосредоточиться на магии вашего мероприятия.